Cómo hacer más eficiente su departamento técnico
El departamento técnico gestiona datos e información con precisión, con el riesgo de numerosos errores. EKR Orchestra elimina el riesgo de ambigüedad y errores al aumentar la eficiencia
La oficina técnica es ese departamento de una empresa que se ocupa de todo lo relacionado con el diseño y desarrollo del producto.
Por tanto, es un sector empresarial que requiere extrema precisión, organización y atención al detalle.
Pero hay otra cosa a considerar sobre el departamento técnico.
Una de sus características que conoces muy bien y que conoces suele ser causa de retrasos e incluso errores. Estamos hablando de de la inmensa cantidad de datos e información técnica del producto que el departamento técnico produce, debe gestionar y distribuir cada día.
Especialmente en empresas más pequeñas y menos estructuradas, hoy en día esta gestión de datos todavía se realiza con herramientas inadecuadas o obsoletas, como hojas de Excel u otros documentos que a menudo son solo papel.
En la mayoría de los casos, todo esto se traduce en información redundante, datos que son difíciles de usar y un muy alto riesgo de error.
Hasta la fecha, esta suele ser la fotografía de la oficina técnica.
En todo este proceso surge otro gran problema.
Además de tener que gestionar estos datos de forma precisa y segura, el departamento técnico y el personal especializado deben producir información que luego debe ser utilizada y procesada por otros departamentos con diferentes funciones (marketing, ventas, departamento de compras) .
Por tanto, en este punto se abre otro escenario de riesgo, a saber, el de la ambigüedad de la información.
Sí, porque no se da por sentado que la información producida por el departamento técnico, por profesionales especializados en un tema en particular, sea de fácil comprensión y, por tanto, eficazmente utilizable por otros departamentos, como el departamento de marketing.
Como ves los riesgos que debe afrontar el departamento técnico son muchos.
Sí, porque no se da por sentado que la información producida por el departamento técnico, por profesionales especializados en un tema en particular, sea de fácil comprensión y, por tanto, eficazmente utilizable por otros departamentos, como el departamento de marketing.
Como ves los riesgos que debe afrontar el departamento técnico son muchos.
Sabía usted que …
¿Aproximadamente el 20% del tiempo de la oficina técnica se utiliza para responder a solicitudes de información y datos de otros departamentos de la empresa?
Y como puedes imaginar, esta actividad se traduce en una ronda continua y frenética de llamadas, interminables intercambios de mails y un caos que aumenta cada vez más entre departamentos.
Esto hace que pierda una cantidad de tiempo muy significativa para la oficina técnica y para quienes tienen que recuperar la información para procesar sus documentos.
La ecuación se vuelve simple:
más tiempo perdido gestionando y enviando información
menos enfoque en el propio trabajo técnico
se traduce como …
menor eficiencia de la oficina técnica
Con todas las consecuencias que puedas imaginar para tu empresa.
Entonces, ¿qué puede hacer para que el departamento técnico sea más eficiente?
El objetivo es, obviamente, asegurar que exista una cadena de transferencia de información que, aunque larga, garantice la distribución de la información de forma clara, completa, rastreada y correcta.
En la práctica significa:
- NO archive información en documentos, ya sea el querido Excel (¡bueno para todo!) o Word, PowerPoint o PDF, etc. ¿Porque? Por una razón muy sencilla: cuando se incluye información, datos, en un documento, sólo hay una forma de utilizarlos: hacer el diabólico “copiar / pegar”. Usted toma un párrafo de un documento, una columna de un Excel y los pega en un nuevo documento… ¡y así sucesivamente! Resultado: ya no nos encontramos a nosotros mismos. Volvemos a la situación anterior: es mejor que levantes el teléfono y preguntes “quién sabe”.
- Debes utilizar una plataforma tecnológica que te permita:
- a) recopilar los datos, con una estructura tan flexible que puede contener TODOS los datos de los productos, los de hoy y los de mañana, que pueden ser incluso cientos
- b) que permita la inserción de una manera amigable que no incida en los hábitos de las personas
- c) que permite la conexión incluso con bases de datos ya existentes en la empresa (ERP, PLM, DAM) para no tener que replicar datos que ya están organizados y “buenos”
- d) que sea transparente y permita a cualquier persona encontrar de forma independiente lo que necesita
- e) que acompaña a los datos desde su creación hasta su uso final, manteniendo el vínculo con la fuente.
Tomemos ejemplos prácticos: si expongo un dato de producto en la web, este debe poder ser de forma inmediata y automática cuando la oficina técnica lo modifique sin ninguna intervención. Hasta ahora parece fácil.
Ahora imagine esta otra escena: un determinado dato, una característica del producto, es modificada por el departamento técnico. Pero esos datos están presentes en 10 documentos (la ficha técnica, el folleto, el catálogo general, el manual y… en muchos idiomas). ¿Cuánto tardarían los colegas en actualizarlos todos? ¿Y con qué riesgo de olvidar algo?
Así, una plataforma PIM como EKR Orchestra® podrá actualizar, incluso con una rutina automática, todos los documentos en los que estén presentes los datos sin posibilidad de error. ¡No más llamadas telefónicas, no más borradores, no más correcciones, no más “búsqueda de datos”!
¡Esto es lo que llamamos eficiencia!
Y … no te sientas solo si nadie te vuelve a llamar para pedirte ese dato, ese valor, esa medida, esa tabla o para pedirte por segunda vez que revises todo el catálogo. Dedique su tiempo a actividades de mayor valor añadido y descubra nuevas formas de relacionarse con los compañeros.
¿Que estas esperando? ¡Contáctenos para más información!
