Esto que acaba de leer es una de las respuestas más frecuentes que escuchamos de empresas que están empezando a darse cuenta de la ineficiencia detrás de la gestión de datos de productos.

Cuando una empresa quiere profundizar su conocimiento de una plataforma que le permite administrar de manera fácil y eficiente la información del producto (un PIM, Gestión de información de productos o Sistema de gestión de contenido de componentes), a menudo comienza a hacer consideraciones.

Estas consideraciones suelen tener dos características:

Todo esto lleva a que no evalúe de forma correcta, objetiva y exhaustiva una solución como un PIM.

Esta es la frase que a menudo escuchamos de los Jefes del Departamento Técnico o de los Gerentes de Marketing durante una cita.

¿Es esta una consideración verdaderamente fundada o simplemente no se da cuenta?

A menudo, incluso en las empresas más pequeñas, hacer un catálogo significa:

Y en el caso de catálogos en diferentes idiomas …

Estos son pasos muy complejos, y en los que el error se puede generar fácilmente (a menudo incluso sin darse cuenta).

Lo interesante es que estos pasos complejos también se encuentran en empresas más pequeñas.

El error es este: pensar que ser una empresa pequeña significa realizar actividades sencillas.

Como puede ver en las listas anteriores, eso no es cierto en absoluto.

Especialmente si hacemos otra consideración.

¿Dónde se encuentra el contenido necesario para crear catálogos o manuales?

El 90% del tiempo, en documentos Excel o Word.

Muchas empresas tienden a confiar el almacenamiento de datos e información, a menudo incluso sensibles, a algún software «genérico» como los producidos por el gigante Microsoft.

Permítanme ser claro, son software válidos y eficientes, pero no aptos para administrar e intercambiar los contenidos necesarios para producir catálogos o manuales.

La razón es simple: el hecho de almacenar información dentro de un documento genera desorden e ineficiencia cuando te estás preparando para transferir datos de un documento a otro o de un departamento a otro .

De hecho, es habitual copiar datos de una columna de Excel o información de un párrafo de Word para crear un nuevo documento. Pero, ¿quién le asegura que los datos contenidos en Excel no han cambiado mientras tanto?

Te daré un ejemplo: si quisieras saber la dirección de tu cliente al que entregar, ¿irías a buscar una factura antigua a la carpeta o irías a abrir el registro del sistema de gestión? ¡La respuesta es obvia! La factura es solo un documento, nada garantiza que la dirección en la factura siga siendo válida. ¡La verdad está en la gestión!

¡Bueno! Debes equiparte con un «sistema de gestión de información» también para todo el contenido que necesitas para crear catálogos, listas de precios, manuales, fichas de productos, etc.

Estos sistemas de gestión tienen un nombre: son PIM (Product Information Management) y CCMS (Component Content Management System) más orientados a la creación de manuales.

Esto le permite almacenar información única y no «plasmada» en un documento y luego le permite acceder fácilmente a los datos CORRECTOS de una manera rápida y específica.

Si te estás preparando para desarrollar un catálogo o un manual, debes evaluar absolutamente la posibilidad de contar con una tecnología que te permita optimizar los tiempos de trabajo y al mismo tiempo te permita mejorar la comunicación externa, pero también interna entre los diferentes departamentos interesados.

Un buen SME / CCMS te permitirá simplificar los procesos, permitiéndote además realizar una gestión integrada de la diversa información presente en la empresa.

Ahora entiendes bien por qué la declaración:

Todavía somos demasiado pequeños, no necesitamos ese software …

… Simplemente no se puede sostener.

Su empresa podrá registrar inmediatamente grandes beneficios. El primero se refiere a la posibilidad de utilizar el software para gestionar toda la información presente en la empresa. Un PIM / CCMS adecuado le permitirá obtener flexibilidad en la gestión de procesos.

El uso de un «sistema de gestión de la información» le permitirá planificar y organizar la actividad para tener datos siempre actualizados y fácilmente disponibles.

Todo esto significa poder ofrecer a sus clientes servicios de calidad: datos exactos, rapidez de entrega, información transmitida según el medio más adecuado (papel o web).

Una plataforma PMI / CCMS permitirá a obtener increíbles ventajas en el tiempo de comercialización.

Gracias al hecho de que puede reducir drásticamente el tiempo de relacionado con la fase de diseño y publicación.

Poder contar con información bien organizada y claramente almacenada significa ciertamente reducir los costos asociados con la gestión operativa, pero también obtener ahorros del orden del 60% en costos de traducción.

El crecimiento de la empresa trae consigo una mayor complejidad a nivel organizacional y gerencial.

Una empresa en crecimiento generalmente espera un aumento en la gama de productos, por lo que requiere una mayor disponibilidad de información sobre los distintos productos.

Si su empresa ya está luchando por administrar este gran flujo de información relacionada con los productos que vende de la manera correcta, entonces puede ser el momento de confiar en una tecnología capaz de organizar el almacenamiento y la organización de manera eficaz. datos.