EKR permette di costruire un unico database centralizzato.

Uno dei vantaggi principali del sistema è portarti a gestire un solo contenitore di dati, capace di ordinare tutte le informazioni, prima divise tra i vari archivi dei diversi reparti aziendali.

Anche la gestione delle traduzioni in lingua è molto comoda.

Apprezziamo la flessibilità nel generare e pubblicare documenti diversi partendo da un unico master. Con EKR abbiamo creato il catalogo e poi l’abbiamo pubblicato in 5-6 versioni lingua differenti, mantenendo un unico layout grafico. Lo stesso per i manuali tecnici e per altri documenti che abbiamo intenzione di realizzare, quando saremo ancora più bravi!

Dal punto di vista grafico si lavora meglio rispetto a InDesign. Con EKR si creano dei template stabiliti che poi vengono riutilizzati, senza doverci rimettere mano ogni volta. L’uniformità che ne deriva a livello visivo è decisamente un miglioramento. Utilizzando InDesign svincolato dal database cambiavano sempre dei dettagli, l’impaginazione non era mai la stessa. Soprattutto con le varianti in lingua: a parte i tempi più lunghi, il documento non risultava mai uguale. Con EKR una volta impostato il layout si va via tranquilli!

La centralizzazione del dato in azienda è uno sforzo organizzativo che sicuramente costa, ma è un passaggio obbligato. Quello che si paga altrimenti è avere sempre ridondanze e sprechi, non solo di spazi per l’immagazzinamento dei dati ma anche di tempo perso nel recuperare quale sia effettivamente l’informazione giusta!

Avere un archivio centrale, allineato e mantenuto che sia la fonte unica delle informazioni è sicuramente l’esigenza di ogni azienda. Arrivarci dal punto di vista organizzativo non è facile, ma è l’obiettivo a cui tendere. Noi veniamo da SAP, quindi siamo già ben rodati! EKR aiuta, anzi costringe verso una soluzione di questo tipo: è stata una coercizione positiva! Dare troppa libertà in questi ambiti potrebbe essere deleterio, se lo scopo è mantenere una infrastruttura organizzata e soprattutto garantire la coerenza delle informazioni.

Siamo cresciuti molto nel tempo,

sia come di numero di macchine che come complessità tecnica. Il nostro è un prodotto configurabile e sempre più personalizzato. MG2 produce macchine automatiche per l’industria farmaceutica: un settore fortemente normato in cui la documentazione tecnica deve essere realizzata con particolare rigore e precisione.

L’ordine di grandezza è oneroso: i manuali forniti per ogni macchina possono raggiungere le 1500 pagine totali. E questo “solo” per il manuale istruzioni, al quale occorre aggiungere altra documentazione come procedure di validazione, ecc.

L’attività svolta dal Reparto di Documentazione Tecnica era riconosciuta dai nostri clienti come di qualità, ma la produzione della documentazione era fondamentalmente “artigianale”. Eravamo quindi molto efficaci ma poco efficienti. Per la redazione era utilizzato Word con modelli specifici e macro per semplificare l’impaginazione. La produzione della documentazione era anche supportata da specifici tool. La gestione delle traduzioni era manuale. La professionalità e competenza dei colleghi consentiva di produrre documenti tecnici di elevata qualità, ma a costo di operazioni prevalentemente manuali. Da un’analisi è emerso che le ore spese in attività a non valore aggiunto erano tante: questo ci ha spinto ad analizzare soluzioni alternative per il workflow documentale.

Abbiamo effettuato una software selection che ha portato a EKR: ci ha convinto non solo la presenza sul territorio ma anche la disponibilità ad affiancarci nell’analisi e a personalizzare il loro CMS secondo le nostre esigenze, come è stato necessario. EKR ci ha fornito molto supporto: non si è limitata a vendere il software e basta, ma ci ha affiancato da subito durante l’analisi iniziale, che si è rivelata molto complessa.

A chi lo consiglio? Scherzando direi “a qualcuno che non sia sano di mente!”, ma in realtà consiglio EKR ad aziende che vogliano fare davvero ordine nella mole di informazioni tecniche che gestiscono, perché consente di comprendere la ridondanza dei contenuti e la duplicazione dei file. EKR fa emergere in modo evidente che la stessa informazione esiste in mille diverse varianti a seconda del reparto: commerciale, tecnico, ecc. Consente di gestire il ciclo di vita del dato evitando di chiedersi se sia attendibile o no. Se è “validato” è attendibile! Ti obbliga a ragionare sulla strutturazione del prodotto ottimizzandone le varianti.

La formazione del personale è una fase delicata, ma non appena i redattori comprendono i vantaggi del nuovo sistema di lavorare la loro collaborazione è assicurata e la curva di apprendimento è relativamente rapida.

Il vantaggio più grande ad oggi?

EKR ci ha obbligato a raccogliere i dati in un unico posto e a organizzarli. L’impaginazione automatica che ne deriva è sicuramente un benefit, ma secondo me l’aspetto che ci resterà di più è la catalogazione.

Prima di EKR impaginavo io tutto a mano. Sicuramente c’era una flessibilità diversa: se dovevo aggiungere all’ultimo o far stare qualcosa, la inserivo e basta, in un modo o nell’altro. Lo sforzo che abbiamo fatto con EKR è stato proprio quello di raccogliere tutte le possibili integrazioni, a volte è stato quasi dover prevedere il futuro, proprio per non dover più modificare a mano i documenti.

Sono stati mesi intensi… per spiegare a EKR come si svolge la vita aziendale abbiamo dovuto fare uno sforzo immane: incasellare un mondo intero secondo criteri precisi è stato un lavorone. L’organizzazione dei dati è stata oggetto di molte discussioni con Marco e gli altri dello staff EKR, soprattutto sul CHI dovesse sistemarli!

Devo dire che è stata dura mettersi d’accordo, la realtà di un workflow aziendale non è sempre così lineare: poi ne abbiamo ricavato un lavoro davvero meraviglioso! Oggi l’impaginazione automatica del listino che ne deriva è un aspetto molto produttivo.

La documentazione che realizziamo con EKR si distingue più che altro per una maggiore qualità. Ma anche per inserire versioni differenti e improvvise: in poco tempo oggi potrei stampare l’intero listino con prezzi diversi.

EKR è un metodo adattabile a qualsiasi realtà aziendale e a qualsiasi tipo di contenuti, anche se noi lo utilizziamo prevalentemente per impaginare dati tecnici: a mio avviso si presta bene anche per aggiornare un sito internet o altri media.

Qualche anno fa era complicato avere una congruenza strutturata della manualistica.

Ogni manuale redatto in InDesign viveva di una propria vita. Era difficile gestire la terminologia sui diversi manuali: molte volte la stessa frasettina veniva personalizzata sui vari documenti aggiungendo o togliendo, senza che poi fosse così necessario.

Oggi quando si crea un testo nuovo c’è una analisi più complessiva, non circoscritta a quel momento: c’è una struttura che va analizzata un po’ meglio. La frase che può andare bene per esempio per un manuale potrebbe andar bene anche per altri, e quindi va scritta in una forma un po’ più neutra, cercando di ottimizzare l’informazione. EKR ci ha portato sicuramente a una valutazione migliore di quello che si scrive.

Ed è giusto così, il sistema deve portare ad una gestione più strutturata della terminologia.

Non siamo più tra le impervie montagne, si devono seguire flussi e processi che devono essere pensati!

Un passaggio importante? EKR ci ha permesso la gestione dell’arabo, sia l’impaginato che la pubblicazione, operazioni che prima dovevamo affidare esternamente. Oggi invece diamo all’esterno solo la traduzione, ma siamo in grado di impaginare e pubblicare internamente in lingua araba.

Poi ci sono tutte le altre lingue: il sistema ci ha permesso sicuramente di migliorare nella loro gestione. Non è solo una questione di tempo e di autonomia, ma anche di risparmio. Oggi le traduzioni vengono fatte solo sulle sezioni di testo che non sono ancora state tradotti, abbattendo tempi e costi.

EKR inoltre ci ha aiutato a migliorare la qualità delle traduzioni, perché avendo una memoria interna Baltur abbiamo la possibilità di fare verifiche e ricerche, lavorando sulla qualità senza demandare sempre a studi esterni.

Questa gestione non lascia rimpianti su quello che si è abbandonato, è un sistema che ho analizzato e scelto in prima persona. Dopo una attenta valutazione, EKR mi è sembrato il sistema più idoneo alla nostra azienda. La loro flessibilità nella gestione di nuove problematiche è sicuramente un valido supporto nel futuro.

Prima di EKR c’era molto lavoro manuale da fare.

Avevamo un database che esportava i dati e poi si lavorava con InDesign. Il lavoro era davvero oneroso perché andava ripetuto a mano per tutte le altre lingue.

La sfida era riuscire a impaginare un catalogo di migliaia di pagine di prodotti, delle quali diverse necessitavano l’integrazione di contenuti particolari, con il conseguente obbligo di modificare la struttura standard delle pagine stesse. EKR è fatto proprio per questo, anche se abbiamo dovuto portarlo al limite e chiedere funzionalità aggiuntive che sono state realizzate per raggiungere lo scopo. L’obiettivo è proprio eliminare completamente l’intervento manuale e siamo molto vicini a questo risultato.

È stato un progetto complesso che ha richiesto molto tempo ed energie. Inizialmente ad esempio non riuscivamo a gestire le schede più particolari: ora funziona a regime e abbiamo davvero limitato molto i ritocchi finali. Senza contare che le stesse informazioni devono confluire anche nel web. Con EKR siamo riusciti ad automatizzare una buona parte del processo, e questo era il focus.

con Federica Sena, Marketing Department di Elesa Spa

Per le traduzioni EKR è veramente comodo.

Prima scrivevamo più a mano libera. Adesso invece cerchiamo di perseguire una certa costanza grazie al sistema che spinge a mantenere una certa uniformità nella proposta sia delle frasi che si ripetono per diversi prodotti, sia nella scelta della terminologia. Con EKR produciamo informazioni simili, più standardizzate per poterne riutilizzare velocemente le traduzioni.

Ho assistito e coordinato l’introduzione di EKR PIM in Came Group sin dal primo giorno.

Non è un compito sempre facile. In Came Group EKR PIM è un progetto interdipartimentale e quindi fa emergere le complessità organizzative di ogni diverso reparto. Poteva annegare in qualsiasi momento… invece ce la stiamo facendo!

I vantaggi chiave del sistema? In primis avere un unico repository ordinato per tutte le info. Poi, definire con chiarezza nomi e cognomi dei responsabili. Terzo, gli aggiornamenti: quando varia un dato, varia in qualsiasi media.

Nella fase iniziale c’è stata anche una revisione delle strutture dei dati, EKR PIM ha eliminato la duplicazione di alcune categorie e provocato la ridefinizione di altre: l’appetito vien mangiando e abbiamo colto l’occasione per migliorare le nostre informazioni!

Dopo cataloghi e manuali, abbiamo esteso EKR PIM al mondo web. Stiamo sfruttando i vantaggi di un efficace Product Information Management per trasformare il nostro in un vero sito di prodotto.

EKR PIM toglie ownership al singolo su alcuni processi aziendali a favore della condivisione, e per me è grande vantaggio. Se manca la persona che detiene quel pezzo di informazione, gli altri non possono andare avanti, bisogna aspettare che rientri dalla malattia o dalle ferie perché i dati necessari sono in mano sua. EKR PIM invece porta a lavorare per l’azienda, non per l’individuo.

Consiglio EKR PIM come soluzione per il single source of truth (unica sorgente dell’informazione corretta, n.d.R.) a chi abbia voglia e interesse a mettere davvero ordine sul flusso delle informazioni in azienda, dividendolo tra i vari responsabili.

EKR significa un margine di errore quasi a zero, oltre al risparmio di tempo.

Rispetto a una volta la documentazione tecnica oggi ha un valore ben diverso.

I macchinari sono sempre più complessi, non solo devo imparare ad usarli bene, ma se non scrivo la frase giusta qualcuno si fa male oppure si finisce in tribunale.
Noi facciamo documenti tecnici di manutenzione e utilizzo altamente personalizzati e tradotti in minimo 8 lingue, ma arriviamo anche fino a 20. Utilizzavamo InDesign con script molto spinti per tentare di automatizzare una parte di lavoro.

Con EKR gestiamo un unico master da cui far derivare tutto, anche con template grafici diversi, è uno strumento molto flessibile.

Abbiamo imparato a produrre contenuti migliori per poter catalogare bene, ottimizzare e recuperare i dati.
Scrivere meglio è un grande vantaggio: le informazioni non devono mai essere ambigue ma sempre chiaramente comprensibili.
Siamo di base tecnica, in Docutec “forziamo” il programma e lo mettiamo alla prova: EKR è un sistema aperto, potenzialmente senza limiti. Per noi è un strumento che consente di fare praticamente tutto quello che vuoi.

È sicuramente complesso: un utente base se non posto nella corretta maniera prende paura, se magari lavorava in Word poi… penso sia difficile da proporre: non bisogna farsi spaventare ed essere predisposti al cambiamento.
Posso dire che siamo nati insieme a EKR: il nostro è un approccio molto family!