Basta impazzire nella ricerca di informazioni

l’Ufficio Tecnico delle aziende è spesso impiegato in un’attività a basso valore aggiunto. Noi la chiamiamo “la caccia alle informazioni”.

Immagina i redattori dell’ufficio documentazione tecnica: quanto tempo impiegano girando negli altri uffici di progettazione o all’R&D per chiedere ai vari progettisti informazioni su ciò che hanno generato e che dovrà essere da loro documentato?

Oppure il product marketing manager che cerca le esatte caratteristiche di un prodotto per documentarlo sugli strumenti di marketing on line e off line e fornire tutte le corrette info ai potenziali clienti.

Quanto tempo va perso!

Il tempo di chi cerca e non trova, il tempo di riflesso di chi, in ufficio tecnico, deve interrompere la sua attività per dare le risposte ai colleghi.

Questa attività è assolutamente eliminabile introducendo un metodo: il metodo EKR Orchestra®.

Questo metodo fa sì che, chi produce l’informazione, gli information owners dei vari uffici tecnici, la raccolgano in un punto unico, perfettamente organizzato, con ogni singolo dato etichettato, in maniera che tutta l’azienda, in primis l’ufficio documentazione tecnica, possa trovare quell’informazione senza andarla a chiedere, senza possibilità di ambiguità, senza dubbi sulla sua “qualità”.

E quelle stesse informazioni potranno essere la fonte sicura anche per l’ufficio marketing che deve documentare il prodotto comunicandone le caratteristiche e i valori.

L’attività di “caccia l’informazione” – assolutamente una perdita di tempo per l’azienda – deve essere bandita.

Un tipico esempio di caccia all’informazione fallimentare è l’attività di copia/incolla da un documento all’altro: apro l’Excel che fece l’ufficio tecnico e comincio a copiare alcuni dati dalle tabelle, poi da una mail del product manager mi copio alcune informazioni e le inserisco nel manuale e così via.

Sembra la cosa più semplice e scontata del mondo! Ma è una processo di distribuzione delle informazioni a elevato rischio. Infatti chi può garantire che il dato copiato ieri, oggi non sia stato modificato all’origine?

Attività di questo genere devono essere ridotte a zero per rendere il processo di creazione, aggiornamento, distribuzione, dei dati prodotto dall’ufficio tecnico all’ufficio documentazione tecnica e l’ufficio marketing fluido e “garantito dall’origine”.

Per far diventare questo processo molto più efficiente e assolutamente più efficace abbiamo creato EKR Orchestra®. Il metodo che ti permette di portare in azienda questa nuova evoluzione.