Una delle più grandi mancanze nella maggior parte delle aziende è la definizione di un glossario comune e di una anagrafica ufficiale di qualsiasi oggetto che venga creato e gestito nell’azienda stessa.

Quando iniziamo un progetto EKR sediamo allo stesso tavolo con persone diverse (provenienti dall’Ufficio Documentazione Tecnica, Ufficio Marketing, Ufficio After-sales, ecc.,) e chiediamo loro di nominare e di definire i termini da utilizzare per identificare la gerarchia di prodotto (la suddivisione dei prodotti in linee, gamme, ecc.,), la struttura stessa delle macchine (la denominazione delle varie parti) o dei prodotti: nella quasi totalità dei casi si scopre che uffici diversi nominano in modo differente le stesse cose.

Questa problematica porta svantaggi grandissimi in azienda e rischi notevoli legati alla divulgazione di informazioni non precise e/o ambigue nella filiera stessa della gestione dei dati.

Molto spesso in azienda gli stessi termini passano da persona a persona finendo per venire via via trasformati: ciò comporta in alcuni casi rischi addirittura a livello di sicurezza.

Tanti dati importanti spesso passano per i file Excel che si configurano così come il repository dell’informazione ed è sufficiente un errore di nella copia dei contenuti con conseguenti danni, anche di grande entità.

Un esempio estremamente recente in questo senso sono le stime errate sull’impatto del Covid in UK.

Partendo da un utilizzo scorretto di Excel e della gestione dei formati dei file creati, si è infatti sottostimato il numero dei casi presenti incorrendo nel sottovalutare l’entità del fenomeno e la necessità di un intervento tempestivo.

(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)

La presenza del Glossario e dell’Anagrafica Dati (Masterdata) permette invece di avere la garanzia che i dati siano definiti e battezzati in modo uniforme in un unico punto, senza il rischio che il passaggio da persona a persona possa portare al deterioramento della precisione delle informazioni, come avviene nel telefono senza fili.