Informazione: da grattacapo ad asset aziendale
I dati in un’azienda sono gestiti da figure e dipartimenti diversi; se non avviene nel modo opportuno, è il caos. Depositarli in un PIM/CCMS risolve questo problema.
Molto spesso, quando si parla di dati in azienda, le cose iniziano a farsi complesse.
In altri casi, invece, il solo parlare di gestione dei dati crea addirittura scompiglio: reparti e risorse che gestiscono le informazioni in modo diverso, reticenze verso l’utilizzo di software specifici (“ho sempre usato Excel e così continuerò!”) e molte altre resistenze sono troppo spesso alla base di errori che coinvolgono i dati di prodotto.
Questo perché i dati hanno una genesi e una gestione che è decisamente diversa in base alla funzione aziendale.
- Progettisti: creano le informazioni di prodotto, che poi vengono gestite e integrate dall’ufficio tecnico
- Marketing: sviluppa delle informazioni di prodotto ad-hoc, integrando anche quelle dell’ufficio tecnico
- Traduttori: utilizzano queste informazioni per produrre cataloghi e manuali
- Commerciali: realizzano le informazioni relative al pricing
- Ufficio manualistica: sviluppa le informazioni relative alle modalità di utilizzo corretto del prodotto
Come si può notare, i dati che ogni giorno questi reparti veicolano nell’azienda e dall’azienda stessa possono essere davvero numerosi.
Questo significa dover avere a che fare con flussi di informazioni che se non gestiti in modo opportuno possono generare caos in azienda.
Ecco i mal di pancia più comuni quando si lavora con delle informazioni di prodotto
Si immagini ad esempio alla fase di sviluppo e di realizzazione di un prodotto da lanciare sul mercato.
Gli ingegneri, i tecnici e le diverse figure che si occupano della creazione fisica del prodotto generano e producono un certo volume di informazioni tecniche come lo possono essere le specifiche del prodotto.
Questi dati vengono raccolti in fogli di calcolo e documenti digitalizzati (come Word, PPT e PDF) per poi essere condivisi con il reparto vendite. Spesso i file inviati via mail arrivano alle persone del marketing in modo incompleto, i file risultano danneggiati o non arrivano proprio.
La conseguenza è che il reparto marketing non potrà disporre del materiale necessario per la realizzazione dei diversi contenuti necessari e il lancio del prodotto sarà un vero flop.
Questo genererà delle forti inefficienze in azienda.
I dati e i file che circolano in azienda vengono spesso smontati, ricombinati e aggiornati in base alle diverse necessità. Questo si traduce in decine e decine di file di vaga provenienza che possono solo che generare disordine.
Cosa significa gestire in modo efficiente i dati in azienda?
Per poter essere davvero efficiente, un’azienda necessita di gestire in maniera efficace l’ingente mole di dati che circolano in azienda.
Questo significa…
- Disporre dei dati necessari in qualsiasi momento
- Poter usufruire delle informazioni in modo rapido e semplice
- Centralizzare la gestione dei dati e dei contenuti
- Poter risparmiare tempo e denaro
L’obiettivo è dunque quello di riuscire ad aumentare la produttività grazie a un’efficiente gestione dei dati di prodotto, evitando di generare tutte quelle inefficienze che possono portare solo a un rallentamento nella realizzazione di un prodotto.
PIM/CCMS: ecco come possono migliorare l’operato della tua impresa
La tecnologia degli ultimi anni ha fatto importanti passi da gigante proprio per venire incontro ai grossi problemi legati alla gestione dei dati in azienda.
Esiste una soluzione che permette di gestire tutto in modo efficiente. Stiamo parlando di due importanti gestionali quali il PIM e il CCMS.
Il PIM, ovvero il Product Information Management, è una piattaforma tecnologica che consente di occuparsi della gestione delle informazioni di prodotto in modo centralizzato.
Grazie a questa tecnologia è possibile gestire, organizzare e personalizzare le diverse informazioni tra i diversi reparti interni all’azienda, come ad esempio in una fase di realizzazione di un prodotto.
Il CCMS è invece il Component Content Management System, simile al precedente ma con delle funzionalità leggermente diverse.
6 vantaggi di un PIM/CCMS
I vantaggi che un buon PIM/CCMS può offrire sono infatti:
- Smart document (manualistica per matricola in modo efficiente);
- Risparmio sulle traduzioni;
- Facilità di comunicazione con ufficio tecnico;
- Eliminazione dei colli di bottiglia (dovuti al passaggio di dati tra reparti);
- Ottimizzazione dei tempi di lavoro;
- Semplificazione dei processi.
Questi sono dei vantaggi che possono tradursi in dei veri e propri vantaggi competitivi per un’azienda.
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