Deja de volverte loco en la búsqueda de información

la Oficina Técnica de las empresas se suele emplear en una actividad de escaso valor añadido. Lo llamamos “la búsqueda de información”.

Imagínense los editores de la oficina de documentación técnica: ¿cuánto tardan en ir a otras oficinas de diseño oa I + D para pedir a los distintos diseñadores información sobre lo que han generado y lo que deben documentar?

O el gerente de marketing de producto busca las características exactas de un producto para documentarlo en herramientas de marketing online y offline y proporcionar toda la información correcta a los clientes potenciales.

¡Cuánto tiempo se pierde!

El tiempo de quien busca y no encuentra, el tiempo de reflexión de quien, en la oficina técnica, tiene que interrumpir sus actividades para dar respuestas a los compañeros.

Esta actividad se puede eliminar introduciendo un método: el método EKR Orchestra®.

Este método asegura que quienes producen la información, los propietarios de la información de los distintos departamentos técnicos, la recojan en un único punto perfectamente organizado, con cada uno de los datos etiquetados, de modo que toda la empresa, principalmente la oficina de documentación técnico, puede encontrar esa información sin pedirla, sin posibilidad de ambigüedad, sin dudas sobre su “calidad”.

Y esa misma información también puede ser una fuente segura para el departamento de marketing, que debe documentar el producto comunicando sus características y valores.

La actividad de “cazar información” – absolutamente una pérdida de tiempo para la empresa – debe ser prohibida.

Un ejemplo típico de una búsqueda de información fallida es la actividad de copiar / pegar de un documento a otro: abro el Excel que hizo la oficina técnica y comienzo a copiar algunos datos de las tablas, luego de un correo electrónico del gerente de producto Copio información y la pongo en el manual y así sucesivamente.

¡Parece la cosa más simple y obvia del mundo! Pero es un proceso de distribución de información de alto riesgo. De hecho, ¿quién puede garantizar que los datos copiados ayer, hoy no hayan sido modificados originalmente?

Actividades de este tipo deben reducirse a cero para que el proceso de creación, actualización, distribución de los datos producidos por la oficina técnica a la oficina de documentación técnica y la oficina de marketing sea fluido y “garantizado desde el origen”.

Para hacer este proceso mucho más eficiente y absolutamente más efectivo, hemos creado EKR Orchestra®. El método que le permite traer esta nueva evolución a la empresa.