Este sector tiene una característica única: para documentar los productos es necesario proporcionar un conjunto muy amplio de documentos que son cada vez más técnicos y específicos. Casi todas las empresas elaboran una guía de producto, un catálogo que muestra toda la oferta y la mayoría de las piezas son altamente modulares (los tamaños varían, tienen características comunes a un solo modelo, pero los datos técnicos varían según el tamaño). A continuación, se mostrará un conjunto completo de productos con poca información relativa a elementos individuales; esto es necesario para una primera elección de alto nivel: el ingeniero de calefacción, el arquitecto, utilizará la guía de productos para comenzar a tener una idea de lo que realmente produce una empresa determinada y si es el sistema adecuado para sus necesidades de diseño. Luego está la Ficha Técnica, el documento técnico, que para cada modelo individual describe todas las características necesarias para realizar la elección del diseño (plano de posicionamiento en el suelo, toma, dimensionamiento, características mecánicas, eléctricas y aeráulicas, etc.) Cada documento requiere unas pocas decenas de páginas, a veces incluso cientos, para describir todas las características que permiten al tomador de decisiones tomar la mejor decisión. En el área de postventa también se encuentra la documentación del manual de usuario, el Manual de Uso y Mantenimiento, o el destinado al instalador. A continuación, se vinculan otras necesidades de comunicación de este sector a las guías de aplicación en el ámbito industrial, hospitalario, doméstico, etc., o las guías de sistemas que explican cómo agregar productos de diferente tipología en sistemas únicos.

La creciente adopción de sistemas eficientes PLM (Product Lifecycle Management) ha contribuido a la mejora de la gestión de la información para el diseño y lectura correcta de las diversas necesidades en el ciclo de vida del producto. A pesar de ello, muchas Oficinas Técnicas y de Investigación y Desarrollo declaran que una parte importante de su tiempo todavía se dedica a la «investigación» de la información y su «comunicación interna» con otros departamentos de la empresa. PLM, en este campo de investigación y comunicación de información a los órganos corporativos internos, ciertamente ha aportado una mayor sistematización, especialmente con los departamentos que alimentan el ciclo activo, tales como: administración, producción y departamento de compras. En cambio, ha producido pocas mejoras en la interfaz con Marketing, que de hecho, para alimentar la documentación técnica, la comercial y los sitios web, aún hoy, recibe buena parte de información vía e-mail y con aplicaciones básicas de edición y hojas de cálculo.

Hoy en día se requiere un enorme esfuerzo comunicativo para cada fase de la búsqueda, conquista y mantenimiento de los clientes, lo que requiere medios y herramientas de comunicación altamente integrados y actualizados tanto on-line como off-line. Administre y actualice los activos de información del producto, tanto en línea como fuera de línea con la cadena de producción de contenido habitual: Departamento técnico> Marketing de productos> Agencia gráfica, puede que ya no sea suficiente , ya que los costes y sobre todo el tiempo exigido imponen ritmos que en ocasiones no se ajustan a las necesidades de «tiempo real» y «coherencia cross-media», que son cada vez más vitales. Además, la necesidad de actualización y sincronización entre los distintos medios impone una lógica de «fuente única de verdad» imposible de obtener sin una infraestructura digital CMS + PIM para la gestión de datos únicos y / o información básica, fotografía y cuantificación. ‘otro.

Se dedica mucho tiempo a buscar información creada por colegas y a responder a solicitudes de otros departamentos de la empresa que necesitan información sobre lo que el departamento técnico ha hecho (o podría hacer). De la experiencia con cientos de pequeñas, medianas o grandes empresas, en promedio, cada persona que se ocupa de:

dedica una media del 5 al 20% de su tiempo a buscar y proporcionar información sobre productos.

La distribución de información del producto es primero un proceso y luego un problema tecnológico. Proceso relativo a cómo se «crea y recopila» la información, cómo se «organiza y almacena» y cuánto esfuerzo hacemos para realizar estas operaciones. Especialmente en las fases de uso de los mismos por parte de los distintos organismos involucrados en su preparación para su divulgación, ni siquiera con los medios tradicionales queda claro quién se encarga de generar los datos y quizás de su validación.

Luego hay un problema tecnológico porque incluso la tecnología debe tener elementos esenciales, en primer lugar la flexibilidad que nos permita crear (sin restricciones) lo que necesitamos crear para cubrir todo el Customer Journey (por ejemplo: guías de productos, fichas de productos, folletos comerciales). , boletines técnicos, manuales de instalación, uso y mantenimiento, manuales de servicio, listas de precios, despiece, área de productos del sitio, mini-sitios para lanzamiento de nuevos productos, páginas de destino, etc.).

En una oficina Técnica y / o de Marketing de 10 personas entre Senior y Junior, según nuestras experiencias, aproximadamente el 20% del tiempo se dedica a la investigación y respuesta a las solicitudes de información de productos de otras oficinas de la empresa. No es poca cosa: si fueran a tiempo completo, serían 2 de cada 10 personas, unas 3400 horas al año para buscar y distribuir información. Con un CMS & PIM «Todo en Uno» no solo se obtienen ventajas extraordinarias en cuanto a agilidad editorial en Marketing, sino también una participación del 50% al 80% (valor promedio que varía según las diferentes realidades y a una vez que el sistema esté en pleno funcionamiento) de esta mano de obra se puede recuperar para actividades de mayor valor añadido. El retorno de la inversión cae en promedio entre 12 y 24 meses, desde la adopción del sistema «Todo en Uno» CMS & PIM.

Definición de formatos de documentos en uso en la Compañía y creación de nuevos estilos «Document Family Line» (si es necesario), con descomposición de documentos existentes y segmentación de información básica con su etiquetado y archivo.

Para cada documento de la Compañía hay «usuarios» del documento y «compositores»: quienes lo generan. La primera actividad es aclarar qué tipos de documentos se necesitan para cubrir a la audiencia corporativa, de qué partes están hechos y desglosar la información agregada en información básica. Esto permitirá por un lado construir un árbol de documentación de la Compañía (ya sea Técnica y / o Comercial) y estandarizar el lenguaje sobre los diversos objetos (información, frases, datos, fotografías, tablas, diagramas, dibujos, etc.) que componen los diferentes documentos, almacenando todo en la Base de Datos de Información de Producto del CMS & PIM All in One.

VENTAJAS DERIVADAS DEL USO DE UN ÚNICO SISTEMA CMS + PIM: CON INFORMACIÓN BÁSICA DIGITALIZADA ES POSIBLE CREAR DOCUMENTOS ESPECIALIZADOS PARA APLICACIÓN (ES. RESIDENCIAL, COMERCIAL, TERCIARIO E INDUSTRIAL) Y PARA EXPORTAR LENGUAJE DE MERCADO DE FORMA RÁPIDA Y EFECTIVA

Ya no será necesario adoptar esquemas rígidos (o plantillas) en la generación de documentación técnica y comercial: cada MERCADO GEOGRÁFICO y cada SEGMENTO DE APLICACIÓN podrán tener acceso a información básica digitalizada, de esta forma cada documento puede tener un alto grado de precisión porque es generado por una base de contenido común a toda la organización. Los distintos medios siempre estarán sincronizados y mostrarán el producto de forma correcta y actualizada, para ello es necesario contar con una solución de Fuente Única de Verdad que garantice tener la información correcta en cada situación. La ventaja competitiva resultante es enorme si tenemos en cuenta la rapidez con la que las áreas de marketing podrán, en los casos más estructurados, crear su propia documentación y contenidos online, incluso en modo on-demand.

Evaluación de las ventajas económicas derivadas de la nueva solución corporativa adoptada y estudio de las nuevas áreas de aplicación del modelo para concentrar cada vez más los recursos en elementos de valor añadido y dejar la gestión de datos a la parte digital.

Toda empresa, para evaluar la inversión en un «CMS & PIM All in One» ciertamente necesita sopesar por un lado las ventajas que se derivan de la digitalización de la documentación y por otro lado, como se hace normalmente para todas las inversiones, evaluar la retorno en el tiempo (PAYBACK) y el valor creado en un período de tiempo razonable (NPV: VALOR NETO ACTUAL) que en el presente ejemplo hemos evaluado a 5 y 10 años, siendo un proyecto de mediano-largo plazo. En este campo, sin embargo, cabe señalar que cada realidad tiene sus propios modelos de cálculo, en los que influyen muchos factores, entre ellos: los enfoques de las inversiones en tecnología, la lógica de amortización, la disposición a explotar cualquier mecanismo de incentivo, como el crédito fiscal por actividades de innovación de procesos y productos, etc. Evaluar el retorno de la inversión en la adopción de un CMS, un PIM, un PLM o un sistema de gestión es siempre un tema complejo en el que las diferencias entre el presupuesto y el saldo final pueden tener (para bien o para mal) variaciones importantes. Conscientes de esta complejidad en la realización de un análisis, y sin querer sustituir a los responsables de la Compañía de calcular la conveniencia económica de invertir en un sistema «CMS & PIM», nos pareció útil poder expresar un modelo simplificado con fines ilustrativos que ilustre » con los números ”cuáles pueden ser las ventajas económicas de la Compañía derivadas de la elección de dicho sistema. En la evaluación, nos enfocamos deliberadamente en ahorrar en los costos del personal de la Compañía involucrado (directa o indirectamente) en el proceso de generación, uso de información y publicación de los contenidos, omitiendo deliberadamente en este cálculo los posibles retornos positivos (incluidos los económicos, a menudo indirectos) en términos de :

todos factores que aumentan aún más la conveniencia de adoptar el sistema.

Los valores expresados ​​en el diagrama derivan principalmente de las valoraciones realizadas mediante la estimación de los costes de personal de la empresa sobre la base de RAL (Salario Bruto Anual) para empresas de diferentes tamaños con diferente composición del panel de personal involucrado en la generación de la documentación. El panel generalmente está compuesto por personal que (directa o indirectamente) trabaja para crear y mantener la información del producto que luego se utiliza para la creación de documentos técnicos y comerciales. La combinación utilizada para las estimaciones expresadas en el diagrama es la siguiente:

Para cada uno de los cuatro casos de negocio, basados ​​en la experiencia directa con cientos de empresas (pequeñas, medianas y grandes) que operan en los sectores de industria, comercio y servicios, y para cada persona / función, el % de tiempo, sobre una base anual, dedicado a buscar y proporcionar información (estimaciones que, por ejemplo, oscilan en promedio entre el 8% en el caso de un diseñador junior y el 70% de un oficial de documentación técnica). Estos valores se multiplicaron por el número de personas, obteniendo así el costo total de búsqueda y suministro de información con el sistema tradicional. Para el cálculo del ahorro derivado de la adopción del sistema «CMS & PIM All in One» se tuvo en cuenta una reducción media del 50% en los tiempos de búsqueda y suministro de información (aunque en muchos casos, en plena operatividad, incluso al 80%), calculando así los siguientes parámetros: • (*) PAYBACK: entendido como el tiempo mínimo (estimado en número de meses desde la implantación del sistema «CMS & PIM All in One») en el que los costes del nuevo sistema igualar los costos del sistema antiguo. A partir de la consecución del tiempo de PAYBACK, la Compañía comienza a ahorrar y este ahorro se puede cuantificar con otro parámetro (evaluado a 5 y 10 años) que es: • (**) VAN (VALOR NETO CORRIENTE): entendido como el Ahorros económicos acumulativos que se pueden obtener con el nuevo sistema “CMS & PIM All in One” en comparación con el sistema anterior, calculado 5 y 10 años después de la adopción. Los valores expresados ​​derivan de estimaciones internas realizadas con la máxima precisión y el método de cálculo está disponible a pedido. Dicho esto, conviene considerar que estas estimaciones no pueden considerarse válidas en todos los casos de negocio, ya que como varían los métodos de aplicación, el tipo de industria y las técnicas de depreciación, los valores obtenibles también pueden variar sustancialmente, por lo que para una evaluación Más preciso y específico, se recomienda realizar una Auditoría (que normalmente se puede realizar en una semana) y evaluar el caso concreto.

Posteriormente (pero también en paralelo para realidades más estructuradas) es posible extender la plataforma al área WEB y E-COMMERCE, generando una completa integración digital entre los 3 departamentos clave de la empresa, OFICINA TÉCNICA, MARKETING y VENTAS.

Está claro que todo lo que constituye información de producto para el área de documentos también es una fuente para el área de productos del sitio. Con un solo sistema es posible tener la sincronización real entre On-Line y Off-Line con enormes ventajas de consistencia de información y rapidez de actuación de todas las áreas involucradas. Todo está configurado en un Portal PIM para el acceso a la información por usuarios «internos», «externos pero cercanos» (ej. Agencias de traducción) y web para el mundo de «externos» que comienza con el sitio web de la Compañía el proceso de selección.

Cada vez más personas conocerán el producto creado por la empresa por primera vez pasando por un marketplace, que es un «escaparate digital» muy potente, o lo encontrarán a través del sitio de algún agregador que hable del producto en sí (junto con otros). El sentimiento y las opiniones de los usuarios son quizás incluso más importantes que la información producida por la empresa y, por tanto, deben regirse de la forma adecuada, con una plataforma adecuada. Cada vez más empresas están organizando una presencia multicanal a través de una pluralidad de e-commerce / portales / marketplaces, incluso simplemente publicando precios de lista, obteniendo así una visibilidad digital de primer nivel, sin crear asincronía con las políticas vigentes en los canales de venta tradicionales.