Una de las mayores deficiencias de la mayoría de las empresas es la definición de un glosario común y un registro oficial de cualquier objeto que se cree y gestione en la propia empresa.

Cuando iniciamos un proyecto EKR nos sentamos en la misma mesa con diferentes personas (de la Oficina de Documentación Técnica, Oficina de Marketing, Oficina de Postventa, etc.) y les pedimos que nombren y definan los términos que se utilizarán para identificar la jerarquía de productos. (la división de productos en líneas, gamas, etc.), la estructura misma de las máquinas (la denominación de las distintas partes) o de los productos: en casi todos los casos resulta que diferentes oficinas nombran las mismas cosas de manera diferente.

Este problema trae enormes desventajas para la empresa y considerables riesgos vinculados a la divulgación de información inexacta y / o ambigua en la propia cadena de gestión de datos.

Muy a menudo en la empresa los mismos términos pasan de una persona a otra y se transforman gradualmente: en algunos casos esto implica incluso riesgos de seguridad.

Muchos datos importantes pasan muchas veces por los archivos de Excel que se configuran así como el repositorio de información y un error en la copia de los contenidos es suficiente con el consiguiente daño, incluso de gran magnitud.

Un ejemplo extremadamente reciente en este sentido son las estimaciones erróneas sobre el impacto de Covid en el Reino Unido.

A partir de un uso incorrecto de Excel y la gestión de los formatos de los archivos creados, se subestimó el número de casos presentes, subestimando la extensión del fenómeno y la necesidad de una intervención oportuna.

(https://www.bbc.com/news/technology-54423988)

La presencia del Glosario y del Masterdata permite en cambio tener la garantía de que los datos están definidos y bautizados de manera uniforme en un solo punto, sin el riesgo de que el paso de persona a persona pueda conducir al deterioro de la precisión de la información, como ocurre en el teléfono inalámbrico.